Co to znaczy uwierzytelnienie dokumentów?

Uwierzytelnianie dokumentów to nic innego, jak potwierdzenie jego autentyczności, czyli pozostawienie na kopii adnotacji „za zgodność z oryginałem”. Jest ona dowodem tego, że kopia (zazwyczaj kserokopia) dokumentu jest autentyczna i tożsama z oryginałem.

Warto wiedzieć, że w świetle obowiązujących w Polsce przepisów, za dokument jest uznawany wyłącznie oryginał każdego pisma. Odpis dokumentu zachowuje jego moc prawną tylko wtedy posiada poświadczenie za zgodność z oryginałem. Pojęcia „odpis dokumentu”, „uwierzytelniona kopia dokumentu poświadczona za zgodność z oryginałem”, „uwierzytelnienie dokumentu” czy „podpis urzędowo poświadczony” to synonimy, które można stosować zamiennie.

Wszelkie wątpliwości w tym zakresie reguluje ustawa w zakresie uwierzytelniania dokumentów.

Odpis dokumentu – do czego się przydaje?

Kopia dokumentu posiadająca poświadczenie za zgodność z oryginałem bywa przydatna w wielu sytuacjach urzędowych. Pozostając w temacie ubezpieczeń – ubezpieczyciel może wymagać od nas kopii dokumentacji medycznej, świadczącej o stanie naszego zdrowia, umów będących dowodem, że pojazd jest naszą własnością, dokumentów potwierdzających naszą tożsamość czy aktów stanu cywilnego.

Jeśli nie dysponujemy oryginałem dokumentu lub z jakiegoś powodu nie chcemy przekazywać go towarzystwu ubezpieczeniowemu – dobrym rozwiązaniem jest właśnie kopia dokumentu z potwierdzeniem za zgodność z oryginałem.

Uwierzytelnianie dokumentów – kto może to zrobić?

Najpewniej i najbezpieczniej, gdy o uwierzytelnienie dokumentu poprosimy notariusza, wtedy ryzyko, że ktoś zakwestionuje jego prawdziwość jest minimalne. Opłata za każdą stronę poświadczonej dokumentacji wynosi około 6 złotych i jest to stawka wynikająca z narzuconej ustawowo taksy notarialnej.

Jak przeprowadzić takie uwierzytelnianie? Należy udać się do notariusza i poprosić o wykonanie takiej usługi. UWAGA! Notariusz poświadcza tylko dokumenty oryginalne, a więc jeśli takiego dokumentu nie posiadasz, dysponujesz tylko kopią np. wypisu ze szpitala, to nie ma sensu się do niego udawać.

Uwierzytelnienia może też dokonać w placówce, która wydaje dokument – a więc np. w szpitalu, u rzeczoznawcy itp.

Na przykład dokumentację z placówki medycznej (kartę leczenia szpitalnego, wyniki badań, dokumentację ambulatoryjną) może uwierzytelnić pracownik tej placówki.

Podobnie jest z dokumentami stanu cywilnego – zgodność z oryginałem może potwierdzić pracownik wydającego je organu administracji państwowej.

Warto pamiętać, że uwierzytelnienia nie możemy wykonać we własnym zakresie, nie może tego zrobić także zrobić nikt z naszych bliskich ani znajomych. Potwierdzenia nie może też dokonać przedstawiciel ubezpieczyciela, nawet jeśli dostarczymy mu oryginał dokumentu.

Gdy ubezpieczyciel prosi o dokumentację medyczną

Czy towarzystwo ubezpieczeniowe ma prawo prosić o dokumenty lekarskie? Tak, ponieważ właśnie na ich podstawie oceniany jest stan naszego zdrowia i ewentualna wartość roszczeń. Może to zrobić na dwa sposoby. Prosząc nas o dostarczenie odpowiednich danych albo zwracając się bezpośrednio do szpitala czy placówki medycznej. Pamiętajmy jednak, że sytuacja, w której szpital przesyła ubezpieczycielowi wyniki naszych badań musi być poprzedzona naszą zgodą na dostęp do takich informacji.

[Widget_reklama_porownywarki]

Dokumentacja dostarczana przed zawarciem ubezpieczenia

Zdarza się, że ubezpieczyciel prosi o dokumenty jeszcze zanim zawrzemy umowę ubezpieczenia i może od tego uzależniać zawarcie polisy. Takie sytuacje mają miejsce szczególnie w przypadku ubezpieczeń na życie, czy ubezpieczeń zdrowotnych.

Czy ubezpieczyciel ma prawo żądać od nas takich dokumentów? Tak. Ocenia na ich podstawie np. nasz stan zdrowia i ewentualne ryzyko ubezpieczeniowe.

Pamiętaj jednak, że ubezpieczyciel nie może takich dokumentów nikomu ujawnić i są one objęte tajemnicą.