OC biura rachunkowego – kto musi je mieć?

Ustawa o rachunkowości (art. 76h ust. 1) nakłada obowiązek ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli na wszystkie biura rachunkowe, które świadczą takie usługi.

Co dokładnie oznacza usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych? Rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 roku precyzuje, że chodzi o następujące usługi:

  • prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
  • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
  • sporządzanie sprawozdań finansowych,
  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Czego dotyczy ubezpieczenie? Polisa chroni przedsiębiorców przed odpowiedzialnością cywilną za szkody powstałe w wyniku ich działania lub zaniedbania. Mówiąc precyzyjnie – przedsiębiorca odpowiada za popełnione błędy i zaniedbania tylko do wysokości sumy gwarancyjnej zapisanej w polisie.

OC księgowego – jaka suma ubezpieczenia?

Rozporządzenie Ministra Finansów określa też bardzo dokładnie minimalną sumę gwarancyjną, na jaką musi opiewać polisa – jest to równowartość 10 tysięcy euro w złotówkach, przeliczona po kursie średnim NBP ogłoszonym po raz pierwszy w roku, w którym została zawarta umowa ubezpieczenia OC. Przykładowo, dla umów zawieranych w roku 2018, kurs euro ogłoszony 2 stycznia wynosił 4,1701 złotych, więc minimalna suma ubezpieczenia to 41 701 złotych.

W chwili rozpoczęcia działalności gospodarczej polegającej na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, przedsiębiorca musi już posiadać aktywną polisę ubezpieczeniową, dlatego ma obowiązek wykupić ją najpóźniej jeden dzień wcześniej. To ważna informacja i warto o niej pamiętać.

Za brak obowiązkowej polisy grozi kara grzywny lub kara pozbawienia wolności.

OC biura rachunkowego – kto musi kupić droższą polisę?

Jeśli w biurze rachunkowym, które prowadzisz, zajmujesz się też doradztwem podatkowym, masz obowiązek wykupienia polisy na dodatkowe 5 tysięcy euro. Jeśli prowadzisz sprawy kadrowo-płacowe lub inne, niezwiązane z księgami rachunkowymi, również musisz poszerzyć jej zakres.

Doradztwo podatkowe oznacza – w świetle przepisów – że:

  • prowadzisz, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, księgi podatkowe i inne ewidencje do celów podatkowych i udzielasz im pomocy w tym zakresie,
  • sporządzasz, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielasz im pomocy w tym zakresie,

Szacuje się, że nawet 25% polskich biur księgowych ma nieprawidłowy zakres polisy OC. Zazwyczaj firmy wykupują tylko polisę o podstawowym wymiarz (obejmującą wyłącznie prowadzenie ksiąg rachunkowych), która nie obejmuje doradztwa podatkowego, obsługi kadrowo-płacowej, czy przygotowywania i wysyłania JPK i innych usług księgowych. Może to skutkować ponoszeniem konsekwencji ewentualnego błędu z majątku biura księgowego.

Jak działa OC biura księgowego?

Jeśli księgowy prowadzący księgi rachunkowe (lub w przypadku poszerzonej polisy – wypełniający księgi podatkowe i obliczający zeznania podatkowe) popełni błąd, a poszkodowany klient głosi roszczenia, na przykład skieruje sprawę o odszkodowanie na drogę sądową, ewetualne odszkodowanie zostanie wypłacone z polisy. W przypadku braku polisy – z własnej kieszeni lub majątku biura.